Privacyverklaring

Wie wij zijn

Strovia is een product van Aptech Consultants Limited, company number 06294236, [registered address] (“wij”, “ons”). Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven. Voor vragen over privacy kunt u contact met ons opnemen via [email protected].

Deze verklaring geldt voor de Strovia-website en de gratis demotools. Wanneer een klant het Strovia-platform gebruikt, bepaalt de klant welke gegevens worden verwerkt en treden wij op als verwerker op grond van een verwerkersovereenkomst; die overeenkomst, en niet deze verklaring, is dan op die gegevens van toepassing.

Op het Strovia-platform wordt berichtinhoud (de bestanden die een klant uploadt en de berichten die Strovia aanmaakt, verzendt of ontvangt) alleen bewaard totdat de taak die de inhoud gebruikt is afgerond, en nooit langer dan 48 uur. Daarna wordt de inhoud verwijderd. Alleen de metagegevens van de taak blijven bewaard als audittrail: ID’s, SHA-256-checksums, groottes en het stappenspoor. Klanten kunnen kiezen voor een kortere termijn, de inhoud in hun eigen cloudopslag bewaren of Strovia zelf hosten.

Wat wij verzamelen

• Wanneer u contact met ons opneemt. Het contactformulier verstuurt niets naar een server: het opent een e-mail aan ons in uw eigen e-mailprogramma. Als u die verstuurt, ontvangen wij wat u hebt ingevuld (naam, organisatie, zakelijk e-mailadres, functie, de berichten en soorten regelingen die u hebt geselecteerd, en uw bericht) en alles wat u verder schrijft.
• Wanneer u de website bezoekt. Onze hostingprovider verwerkt in zijn serverlogs technische gegevens die nodig zijn om de site te leveren en te beveiligen, zoals uw IP-adres, browsertype en de opgevraagde pagina’s. Wij gebruiken geen analyse-, advertentie- of trackingtools en plaatsen geen cookies. Uw antwoord op de cookievraag wordt alleen in uw eigen browser onthouden (zie Cookies).
• Wanneer u de gratis validator gebruikt. Het bestand dat u controleert (of het voorbeeld dat u kiest) wordt naar onze server in de EU verzonden, daar gecontroleerd en verwijderd zodra het resultaat naar u is teruggestuurd. Het wordt alleen in het werkgeheugen gehouden, nooit opgeslagen en nooit in onze logs vastgelegd. Om het gebruik te beperken tot 20 controles per uur wordt uw IP-adres hoogstens één uur in het werkgeheugen geteld en daarna vergeten; het wordt niet vastgelegd. De log bevat alleen het tijdstip, de grootte van het bestand, of het geldig was en hoeveel bevindingen er waren.

Wij hebben geen gegevens over individuele deelnemers van pensioenregelingen nodig en vragen u die niet te sturen. VB-PUO-berichten bevatten cijfers op het niveau van regelingen en cohorten.

Waarvoor wij de gegevens gebruiken, en op welke grondslag

Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering, en wij verkopen ze niet.

Met wie wij de gegevens delen

• Dienstverleners die namens ons optreden: onze websitehost (Render, die de site via een wereldwijd content delivery network aanbiedt) en onze e-mailprovider [name of email provider]. Zij mogen de gegevens alleen gebruiken om hun dienst aan ons te leveren.
• Professionele adviseurs, zoals advocaten en accountants, waar nodig.
• Overheidsinstanties, waar de wet dat vereist.

Wij delen uw gegevens niet voor marketing van anderen.

Doorgifte buiten de UK en de EER

Sommige providers kunnen gegevens verwerken buiten het Verenigd Koninkrijk en de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. In dat geval valt de doorgifte onder adequaatheidsbesluiten van het VK of de EU, of onder passende waarborgen zoals de EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) en het UK International Data Transfer Addendum.

Hoe lang wij de gegevens bewaren

• Aanvragen en bijbehorende correspondentie: tot [24 months] na ons laatste contact, tenzij wij een overeenkomst sluiten; in dat geval gelden de bewaartermijnen uit die overeenkomst.
• Serverlogs bij onze host: gedurende de termijn die de host hanteert [to confirm].

Hoe wij de gegevens beveiligen

De website wordt uitsluitend via versleutelde verbindingen (HTTPS) aangeboden, met een strikt beveiligingsbeleid dat scripts van derden blokkeert. Toegang tot onze mailbox en systemen is beperkt tot de mensen die die toegang nodig hebben [and protected with multi-factor authentication: to confirm].

Uw rechten

U kunt ons vragen om inzage in uw persoonsgegevens, en om rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking ervan; u kunt bezwaar maken tegen het gebruik ervan of de gegevens in een overdraagbaar formaat ontvangen. Mail naar [email protected]; wij reageren binnen één maand.

U kunt ook een klacht indienen bij het Information Commissioner’s Office (ICO) in het Verenigd Koninkrijk (ico.org.uk) of, als u in de EU bent, bij uw nationale toezichthouder, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland. Wij stellen het op prijs als wij uw zorg eerst zelf mogen oplossen.

Wijzigingen in deze verklaring

Wij werken deze verklaring bij wanneer onze werkwijze verandert en vermelden de datum bovenaan. Belangrijke wijzigingen maken wij bekend op de website.